组织和领导有效会议的10件事
发布时间：2021-06-13 16:51:40 浏览次数：0
以下提示将帮助您召开会议，使其富有成效、有效且有趣。
#1：知道你为什么召集会议
我们接受会议作为现代商务的固定方式。不幸的是，并非所有的灯具都是平等的。事实上，除了仪式性地消耗纸张和时间之外，有些几乎没有任何目的。
不要让你的会议落入仪式消费范畴。在发出会议邀请之前花五分钟用10个或更少的词来表述你为什么需要每个人的时间。写下你的理由，然后把它放在一边。一小时后复查原因；如果它看起来仍然有效，请继续发送邀请。
仪式消费可能对圣牛有用，但对会议组织者不利。
#2：知道你期望会议采取什么行动
会议将人们从日常工作中抽离出来，进入一个封闭的、有影响力的环境。作为组织者，您会引起与会者的注意。明智地使用这种注意力取决于你。当你挥霍它的那一刻，会议就停止了。
不要浪费别人的时间。相反，在会议开始前花几分钟时间尝试回答以下问题：“我希望与会者在会议结束时做什么？”尝试用10个或更少的词来表述你的答案。
知道你想从别人那里得到什么会让他们更容易给你。否则，每个人都会试图以令人沮丧的可预测结果进行读心术。
#3：曾经发送一个会议来完成对话的工作
电子消息系统使我们能够邀请组织中的每一个人参加会议。然而，做某事的力量并不能使它成为明智甚至正确的选择。
如果您只需要与会议的一两个与会者交谈，只需前往他们的立方体并进行对话即可。它花费更少的时间，传达更多的信息，并确立了每个人都声称已从现代商业中消失的“个人风格”。
嘿，如果情况更糟，您可以在参加其他人的会议时随时给此人发IM。
#4：指定一个你信任的人来做记录
指定行动项目的力量就是改变世界的力量。好吧，也许不完全。但它是现代商务会议的真正力量。作为会议组织者，您希望确保这种权力掌握在您手中或掌握在您信任的人手中。
数量惊人的会议组织者似乎不愿意记录自己的会议记录。“这是秘书工作”或“文书工作太多，”他们说。然而，会议记录成为已同意和决定的永久记录。记下会议记录并自己分发它们，或者让值得信赖的同事来做这件事。
哦，你不必写下桌上所说的一切。一份行动项目清单和商定的日期就足够了。
#5：建立秩序规则
所有会议，无论大小，都涉及人们互动以实现一个或多个目标。在一个完美的世界中，这些互动会自发地组织起来。每个人都会尊重彼此的时间。评论将以有组织的方式出现。行动项目将浮出水面并达成一致，小组将进入下一点。
回到现实世界，我们需要一些方法来保持井井有条并步入正轨。您不必采用罗伯特议事规则，但您应该了解会议的基本规则。如果您的组织没有秩序规则，请制定一些规则。与他人分享并关注他们。
混乱会发生，但您不必让它破坏原本富有成效的会议。
#6：准时开始，早结束
在会议开始之前有很多浪费时间的方法……而那是在我们甚至开始考虑无线网络之前。同样，除了最集中的会议之外，其他所有人都会分心和其他“个性问题”。
当您安排会议时，请故意要求比您认为需要的时间更多。通常，半小时的时间将涵盖大多数切线或怪癖。尝试在开始时间的三分钟内开始。然后，在您实现实际目标时结束会议（参见第1点和第2点）。
人们很少（如果有的话）抱怨会议提前结束。对于没有任何解决希望的拖延会议，则不能这样说。
#7：保持专注
它永远不会失败。在每次会议中，都会有人用许多有趣的切线来破坏讨论。有时，这些切线与手头的主题有关。但更多时候，它们只是间接地影响它。在任何一种情况下，花在他们身上的时间都会偏离会议的真正目标。
不要让这种情况发生在您的会议上。在切线形成时停止切线。切断那些想漫谈相关但不重要的问题的演讲者。培养并保持作为一个严谨、有组织的会议领导者的声誉，这样人们就不会在会议期间挑战你的权威。
是的，人们一开始会感到不安。然而，从长远来看，即使是被你切断的人，最终也会感谢你努力避免浪费他们的时间。
#8：在最后分配操作项
会议结束，有人打扫会议室，然后……然后呢？
在达成共识的第一个时刻开始分配行动项目。从您同意的项目列表的顶部开始。在某些情况下，参与者已经同意行动项目；在其他情况下，您必须当场将其分配给某人。无论哪种方式，从每个参与者那里得到他或她理解并接受行动项目的口头确认。
在结束会议时，行动项目胜于雄辩。
#9：验证协议
如果会议的权力在于其行动项目，会议的长期影响往往来自讨论过程中达成的协议。这些协议有助于指导会议的行动项目和参与者之间未来的互动。
在会议结束时花一分钟总结您同意的内容。将其记录在您分配的那些行动项目下的分钟内。这使您可以验证您是否正确理解了协议以及与会者是否就该问题达成了共识。
共识和同意不是坏话；他们只是被严重滥用。
#10：跟进任务和协议
作为一般规则，人们记得会议的伤害感受、烦恼和挫折，而不是完成的任何工作。作为会议组织者，我们通常通过在会议结束后不跟进参与者来帮助这种负面关联。
在您发送会议纪要后，与每位会议参与者花几分钟时间。回答他们可能有的任何问题。这种个人风格可能看起来很古怪，但它会在您下次召集他们参加会议时对人们的反应产生巨大影响。
没有什么能代替礼貌。
通过遵循这些简单的提示，您可以召开更有效的会议。但请注意：有效性有时会引起注意。通知导致责任；责任导致风险；风险导致成功；成功会带来更多的工作。
#1：知道你为什么召集会议
我们接受会议作为现代商务的固定方式。不幸的是，并非所有的灯具都是平等的。事实上，除了仪式性地消耗纸张和时间之外，有些几乎没有任何目的。
不要让你的会议落入仪式消费范畴。在发出会议邀请之前花五分钟用10个或更少的词来表述你为什么需要每个人的时间。写下你的理由，然后把它放在一边。一小时后复查原因；如果它看起来仍然有效，请继续发送邀请。
仪式消费可能对圣牛有用，但对会议组织者不利。
#2：知道你期望会议采取什么行动
会议将人们从日常工作中抽离出来，进入一个封闭的、有影响力的环境。作为组织者，您会引起与会者的注意。明智地使用这种注意力取决于你。当你挥霍它的那一刻，会议就停止了。
不要浪费别人的时间。相反，在会议开始前花几分钟时间尝试回答以下问题：“我希望与会者在会议结束时做什么？”尝试用10个或更少的词来表述你的答案。
知道你想从别人那里得到什么会让他们更容易给你。否则，每个人都会试图以令人沮丧的可预测结果进行读心术。
#3：曾经发送一个会议来完成对话的工作
电子消息系统使我们能够邀请组织中的每一个人参加会议。然而，做某事的力量并不能使它成为明智甚至正确的选择。
如果您只需要与会议的一两个与会者交谈，只需前往他们的立方体并进行对话即可。它花费更少的时间，传达更多的信息，并确立了每个人都声称已从现代商业中消失的“个人风格”。
嘿，如果情况更糟，您可以在参加其他人的会议时随时给此人发IM。
#4：指定一个你信任的人来做记录
指定行动项目的力量就是改变世界的力量。好吧，也许不完全。但它是现代商务会议的真正力量。作为会议组织者，您希望确保这种权力掌握在您手中或掌握在您信任的人手中。
数量惊人的会议组织者似乎不愿意记录自己的会议记录。“这是秘书工作”或“文书工作太多，”他们说。然而，会议记录成为已同意和决定的永久记录。记下会议记录并自己分发它们，或者让值得信赖的同事来做这件事。
哦，你不必写下桌上所说的一切。一份行动项目清单和商定的日期就足够了。
#5：建立秩序规则
所有会议，无论大小，都涉及人们互动以实现一个或多个目标。在一个完美的世界中，这些互动会自发地组织起来。每个人都会尊重彼此的时间。评论将以有组织的方式出现。行动项目将浮出水面并达成一致，小组将进入下一点。
回到现实世界，我们需要一些方法来保持井井有条并步入正轨。您不必采用罗伯特议事规则，但您应该了解会议的基本规则。如果您的组织没有秩序规则，请制定一些规则。与他人分享并关注他们。
混乱会发生，但您不必让它破坏原本富有成效的会议。
#6：准时开始，早结束
在会议开始之前有很多浪费时间的方法……而那是在我们甚至开始考虑无线网络之前。同样，除了最集中的会议之外，其他所有人都会分心和其他“个性问题”。
当您安排会议时，请故意要求比您认为需要的时间更多。通常，半小时的时间将涵盖大多数切线或怪癖。尝试在开始时间的三分钟内开始。然后，在您实现实际目标时结束会议（参见第1点和第2点）。
人们很少（如果有的话）抱怨会议提前结束。对于没有任何解决希望的拖延会议，则不能这样说。
#7：保持专注
它永远不会失败。在每次会议中，都会有人用许多有趣的切线来破坏讨论。有时，这些切线与手头的主题有关。但更多时候，它们只是间接地影响它。在任何一种情况下，花在他们身上的时间都会偏离会议的真正目标。
不要让这种情况发生在您的会议上。在切线形成时停止切线。切断那些想漫谈相关但不重要的问题的演讲者。培养并保持作为一个严谨、有组织的会议领导者的声誉，这样人们就不会在会议期间挑战你的权威。
是的，人们一开始会感到不安。然而，从长远来看，即使是被你切断的人，最终也会感谢你努力避免浪费他们的时间。
#8：在最后分配操作项
会议结束，有人打扫会议室，然后……然后呢？
在达成共识的第一个时刻开始分配行动项目。从您同意的项目列表的顶部开始。在某些情况下，参与者已经同意行动项目；在其他情况下，您必须当场将其分配给某人。无论哪种方式，从每个参与者那里得到他或她理解并接受行动项目的口头确认。
在结束会议时，行动项目胜于雄辩。
#9：验证协议
如果会议的权力在于其行动项目，会议的长期影响往往来自讨论过程中达成的协议。这些协议有助于指导会议的行动项目和参与者之间未来的互动。
在会议结束时花一分钟总结您同意的内容。将其记录在您分配的那些行动项目下的分钟内。这使您可以验证您是否正确理解了协议以及与会者是否就该问题达成了共识。
共识和同意不是坏话；他们只是被严重滥用。
#10：跟进任务和协议
作为一般规则，人们记得会议的伤害感受、烦恼和挫折，而不是完成的任何工作。作为会议组织者，我们通常通过在会议结束后不跟进参与者来帮助这种负面关联。
在您发送会议纪要后，与每位会议参与者花几分钟时间。回答他们可能有的任何问题。这种个人风格可能看起来很古怪，但它会在您下次召集他们参加会议时对人们的反应产生巨大影响。
没有什么能代替礼貌。
通过遵循这些简单的提示，您可以召开更有效的会议。但请注意：有效性有时会引起注意。通知导致责任；责任导致风险；风险导致成功；成功会带来更多的工作。