以下是帮助您的会议顺利进行的提示和想法。其中一些主要是协调人或组织者的责任，但是当每个人都注意使会议顺利进行时，它会有所帮助。
　　布置房间

　　尝试找到一个既受欢迎又容易加入的布局。圆圈最适合看到彼此的脸并轻松地听到对方的声音。然而，有些人在椅子成排时感觉不那么暴露，甚至像咖啡馆一样排列成组的小桌子。

　　考虑有关环境的其他因素，这些因素会影响人们集中注意力的难易程度。例如，照明、背景噪音和音响、窗户打开或关闭、温度、茶点的容易获得。

　　需要注意的事项

　　保持专注：如果您可以一次专注于一个问题，会议（通常）会更有成效。主持人可以通过将人们拉回到手头的主题并提供简短摘要来提供帮助。简单的视觉效果也有帮助，例如，在每个人都能看到的地方写下不同的想法。

　　为每个人腾出空间参与：分享背景信息。使用问题为不同意见开辟空间：“我听到很多人同意推迟筹款活动的想法，有人有顾虑吗？”注意工作岗位的分享，想办法让新人更容易上手。

　　使会议引人入胜：改变会议的形式，让更多的人能够集中精力并做出贡献。尝试使用促进工具。在有帮助的情况下，创造机会让人们四处走动、小组讨论并有单独的反思时间。如果有很多背景信息需要消化，请尝试准备一些吸引人的视觉效果以帮助人们理解它。休息一下！

　　保持热情：成员离开时对自己、彼此和团队保持积极态度很重要！笑话、关心人们的感受，甚至是简短的轶事都有助于营造友好的氛围。准备好挑战让任何人感到不受欢迎的行为。

　　注意并解决情绪上的紧张和分歧：许多团体试图撇开他们的分歧和冲突。其他人可能会“陷入”他们的分歧。在许多情况下，公开、诚实的讨论将有助于解决问题。这通常是最容易在早期做的，在很多不好的感觉还没形成之前。然而，当人们感到压力和疲倦时，急于进行激烈的讨论可能会适得其反。使用您对何时以及如何开始讨论的判断。

　　活动

　　从会议开始到结束，这些大致按顺序运行：

　　个人介绍

　　许多团体开始会议时都有机会听取每个人的意见。在一个新的小组中，这可能是自我介绍并说明你来的原因。在已建立的小组中，您可能会进行“签到”，每个人都说自己的情况。如果人数超过15人，请将其分成更小的小组，或者在此部分中保持非常简短的贡献。

　　介绍会议

　　检查每个人对会议的目的有相同的想法！解释任何新人需要了解的有关如何参与的信息。

　　例如，如果您使用共识决策，请说明这意味着什么。分享有关场地的信息，例如厕所、厨房、消防通道等。

　　同意议程

　　这可能意味着从头开始或检查提前制定的拟议议程。无论哪种方式，商定完成时间，然后确定议程项目的优先级，以确保您可以完成所有任务。确保每个人都可以看到议程，无论是打印副本还是大写。

　　贯穿议程

　　一次专注于一件事，最好按照您同意的顺序。如果出现新问题，同意是否将其留到另一次会议上，或者是否需要紧急解决。请记住，您不需要在整个会议期间都使用相同的格式。查看促进工具部分，了解有关如何改变您正在做的事情的想法。

　　下一步

　　确保每个人都知道接下来会发生什么。例如，设置下一个会议日期。检查您是否拥有每个人的联系人以分发会议记录。

　　评估

　　回顾会议如何为不同的人工作可以帮助团队一起学习，并找到适合每个人的会议方式。这可能是最后的简短聊天。在公开会议中，人们可能希望提供匿名反馈。如果评估表感觉过于正式，人们可以在贴在墙上的便利贴上写下评论。

　　关闭

　　如果您在约定的时间之前完成主要议程，并在离开前花几分钟一起做一些事情，它可以帮助建立您的团体社区。对某些人来说，用一首歌、一个短游戏或一个回合来表达你的感受是完美的。其他人可能会讨厌它！即使是在收拾行李时进行几分钟的非正式聊天也会有所帮助。至少，停下来和早点溜走的人说再见。

　　社会的

　　许多团体参加非正式社交会议。寻找适合所有想参加的人的选择，例如晚上营业的咖啡馆，或在会议场地内分享食物。