负责组织商务会议的人员负责准备必要的材料并通知与会者会议的日期、时间和地点。以下列表将回顾在商务会议之前进行准备以确保富有成效的体验的最佳方式：
　　确定会议的原因。

　　设置适当的日期和时间。

　　通知参与者。

　　准备材料。

　　写会议议程。

　　1.确定会议的原因

　　在您可以完成其他组织步骤之前，您应该首先有一个召集会议的原因。确定您想要召开的会议类型以及您想要讨论的要点。

　　2.设置合适的日期和时间

　　设置举行会议的日期、时间和地点。请务必查看其他公司会议的日程安排，以免您不小心在同一时间安排会议。

　　3.通知参与者

　　您可以使用电子邮件功能邀请参与者参加您的会议，并让他们批准或拒绝您的提议。如果您没有收到收件人的回复，您可以通过电话或当面邀请进行跟进。

　　4.准备材料

　　创建幻灯片演示文稿，打印演示文稿的大纲以分发给您的商务会议参与者并排练您的演示文稿。准备工作是成功会议的重要组成部分。

　　5.撰写会议议程

　　记下您想在会议期间讨论的要点，并在会议前几天将议程发送给参与者。这将提醒他们所做的承诺，并让他们为将要讨论的材料做好心理准备。