运行良好、有效的会议需要扎实的准备。太多的组织者低估了计划和组织一个好的会议所需的时间。最难的部分。当然，会议中最耗时的方面是计划。考虑以下：

　　目标组织者和主要领导者必须牢记明确的会议目标。没有他们，就很难制定议程，也很难知道谁应该参加。每次会议都要有具体的。你想要完成的事情的现实和可衡量的目标。避免目标，例如：

　　要开会。会议本身并不是目标。

　　去教育人。很难衡量你是否“教育”过人们。此外，如果您的会议主要由教育计划组成，那么与更多以行动为重点的会议相比，您将吸引不同的人群。

　　因为您的大多数会议，尤其是内部会议，都应该用于计划行动、做出决策和建立组织，所以您的目标应该是：

　　制定战略和时间表以实施问题活动。

　　为特定战术制定战略和时间表。

　　招募志愿者或新成员。

　　评估目标或计划并计划未来。

　　决定组织职位。

　　地点：会议地点的选择将影响谁来参加会议。选择站点的标准包括：

　　熟悉度。这是一个人们熟悉和舒适的地方吗？
 

　　可访问性。您要联系的人是否可以访问会议站点？确保房间可供残疾人士和老年人使用。中心位置是入口，公共交通的可达性也可能很重要。

　　代表选区。该站点是否被视为您想参与的那些人的代表站点？例如，如果您试图建立一个多种族的组织，而您的会议只在一个专门的白人教堂举行，那么您选择的地点将不能代表您的选区。

　　充足的设施。不同的会议需要不同的设施。小型会议需要舒适的小房间，而大型会议需要配备更精致设施的更大房间。老年人的会议需要一个好的扬声器。年轻家庭的会议需要一个安全的儿童看护空间。在选择站点之前，请务必考虑您可能需要的所有内容。

　　时机。将会议设置在您想参加的人最方便的时间。您可能需要给几个人打电话并提出可能的选择。

　　主席。每次会议都应该有一名主席，其主要工作是为会议提供便利。最好有一个不需要提出节目建议或回答很多问题的人担任主席，他应该可以自由地专注于促进会议而不是说话。主席应该参与制定议程，以便他或她理解议程并认为它是可行的。

　　议程。谁实际计划议程取决于情况。在大多数组织的定期会员会议中，组织者与主席一起计划议程。对于董事会会议，该组织的董事与董事会主席合作计划议程。一般而言，与领导一起制定议程是员工组织职能。

　　制定议程的人员应确保参与者收到打印的议程，其中应列出主题并提供一些讨论背景。许多促进者和议程规划者发现，将讨论的目标列在议程上有助于他们（例如，“这次讨论的目标是决定前进的方向”）。另一个对主席有用的工具是为每个议程项目指定建议的时间限制。芝加哥一家公共住房居民管理组织的董事会主席在主持该组织的董事会会议时遇到了麻烦。人们讨论了很长时间，会议一直持续下去。通过在议程上安排时间，这位主席能够将会议按规定的时间举行，并且他们的整体基调发生了巨大变化。

　　每个组织者都希望每次会议都做出承诺。获得对工作和参与的承诺可以建立组织。因为这项承诺很重要，所以不要为议程的这一部分节省时间。如果由于时间不够而不得不取消会议的这一部分，则您可能无法实现目标。每个组织者都参加了为期一天的研讨会，其中议程中最重要的部分，即行动计划会议，在当天太晚了，以至于每个人要么离开，要么筋疲力尽。确保每个人都有具体的事情要做。

　　对于将要做出许多决策的组织会议，例如董事会会议，请考虑按以下方式对决策进行排序：

　　简单的决定——让小组做出一些简单的决定；它让人们有一个正确的开始。

　　艰难的、有争议的决定——接下来，提出需要大量讨论的艰难决定。

　　温和的、无争议的决定——最后。做出中等重要性但大多数人可能会同意的决定。人们累了，所以他们不想辩论。而且，如果可能的话，您希望以和谐的方式结束会议。

　　制定议程后，对其进行审查以确保其符合会议目标。如有必要，请更改它。

　　背景/材料/提案。计划议程的人应该确定材料和建议，为人们做出正确的决定提供必要的背景并节省小组时间。一般来说，人们发现响应提案比从头开始创建程序更容易。书面提案使人们能够确定分歧或关注点。会议规模越大，建议小组选择和修改的提案就越重要。小团体可以制定战略和制定计划，但大团体只能改变和选择。计划适合您期望的团体规模的议程。

　　会议角色.在实际会议之前分配所有会议角色。人们在会议中担任特定领导角色的原因至少有五个。第一个是某人擅长某事——领导一首歌、促进讨论、欢迎人们，或者其他任何事情。第二个原因是基于某人的[组织]角色。提供财务报告是财务主管的工作。不让财务主管报告对这个人来说是轻视的。分配特定角色的第三个原因是政治原因。如果某个特定的人在会议中发挥领导作用，这对您的组织在政治上是有益的。第四个原因是培养领导者。人们需要在做演讲和领导讨论方面的经验才能发展。第五个原因是让人们参加。如果他们可以发挥作用，人们就会来；因此，您拥有的角色越多越好。

　　会议中的典型角色包括：

　　主持人/主席。此人看到会议向前推进并遵循议程，除非议程被小组投票更改。

　　记事员。此人记下会议记录。此人或协调人也可以在新闻纸上写下会议的要点，该纸放置在每个与会人员都可以看到的地方。

　　计时员。计时员提醒主席有关时间限制。

　　主持人。各种各样的人可以根据小组的需要提出各种计划、想法和报告。这些人应该不同于协调人/主席。

　　调音师。这应该是一个可以用祈祷或歌曲来开始或结束会议的人。

　　迎宾员。在大型组织会议中，至少请一个人欢迎新人，并在他们进入时获取他们的姓名和地址。

　　房间安排/后勤。会议前。评估您将使用的实际房间，以计划房间安排和后勤细节。可能需要考虑的项目包括：

　　椅子安排。圈子或桌子周围的椅子鼓励讨论和凝聚力。讲台和剧院安排鼓励形式。决定哪种安排最好。设置比预期数量少的椅子。添加椅子比让椅子空着要好。

　　显示。有没有办法在不损坏墙壁的情况下展示海报？有画架吗？

　　视听设备插座。您需要携带额外的延长线吗？

　　供人们登录的地方。您可以将签到表放在哪里以确保您获得姓名、地址和电话号码以进行跟进？

　　茶点。你打算吃点心吗？如果是这样，谁来带他们？其他人可以带盘子或杯子吗？您需要咖啡壶的插座吗？这是一种人们可以在不中断会议的情况下自带食物的房间安排吗？谁来负责清理？

　　麦克风设置。你需要麦克风吗？有人可以设置和测试设备吗？有没有办法从后面调节音量？设备高度是否可调？

　　要求人们携带物品或帮助安排会议的事情有助于确保他们的出席。指派人们带来咖啡杯、饼干、桌布、议程、海报、签到表、录音机或鲜花。请不同的人设置椅子、音响设备或信息展示。提前委派任务似乎比它的价值更麻烦，但它让人们参与会议，并且组织也使会议顺利进行，这是人们欣赏的。

　　投票率。如果您希望大型会员会议得到充分参与，请制定计划以提醒人们。不要依靠邮件让人们参加会议。如果您的会议只涉及几个人，一个人可以提前一两天给每个人打电话。如果您希望有更多人参加，请招募一些人来帮助呼叫您想参加的人。电话会议应在会议召开前三天内进行，但应尽可能提前作出书面通知或公告。

　　这些电话具有组织功能和帮助投票率。解释将在会议上讨论的问题，为什么它们很重要，并确定争议点。因为领导层已经制定了组织的计划，这种会议的功能是把计划付诸行动。组织者有责任确保参加会议的人做好准备。

　　对于许多群体来说，托儿和交通是人们参与的障碍。如果您可以为两者做出安排，则可以增加您的参与度。如果有的话，请务必在电话中提及这些。

　　对于大型组织会议，请跟踪同意参加的人员实际出席的百分比。这将为您提供一个数字，以此作为未来投票率预测的基础。

　　您还可以将签到表与同意招募参加会议的人员、领导或团体列表进行比较。然后，您将知道谁是真正的领导者，或者哪些组织在招聘人员方面最有效。

　　不用说，一旦您为会议做好了准备，大部分工作就结束了。