与场地有效沟通的 5 个技巧

在过程中尽早沟通

大多数会议策划者都了解在流程早期检查设施可用性的重要性，但锁定您的首选日期不应该是您唯一的沟通点。不要等到会议召开前几周再讨论您的预期与会者人数、一般交通流量、视听需求和预算。尽早选择您的会议主题并将其传达给会场的工作人员，他们可能会建议如何将您的主题与食物、活动和装饰理念联系起来。

提供与会者的清晰图片

您熟悉您所在的行业以及与会者的可能期望，但您的场地工作人员并不熟悉。你的人习惯于正式的宴会还是放牧站和酒吧更合适？他们是否需要在现场开展业务？他们会寻找环保的会议实践吗？这些只是您可以向会场工作人员传达有关与会者的信息类型的几个示例，以帮助确保会议成功。

明确你的期望

大多数会议策划者对他们的场地有非常明确的期望。不幸的是，真正向合适的人表达这些期望的要少得多。明确角色和职责。计划在与各种关键设施员工交谈时多次重复特定的期望，但要保持一致。

分享核对清单详情

在会议日期后大约 6 个月开始制定计划清单。最终，此清单应包含每个会议会话的会议设置。向您的主要场地联系人提供更新的清单并传达影响设施的任何更改将避免不受欢迎的意外。

坚持到底

在现场时向您的场地询问一位主要联系人，并了解联系他或她的最佳方式。允许此人在必要时与其他员工交流您的疑虑。如果您的问题没有得到解决，向错误的工作人员表达对房间照明或食物的担忧可能会让您感到沮丧。相反，应礼貌而明确地与可以提供帮助的场地工作人员进行沟通。