在绝大多数情况下，每个会议主持人的待办事项清单上的第一件事就是找到合适的地点。而且，没有什么比这更容易的了。上网浏览那些有在线演示的人，找到他们的联系人，给他们打电话，就是这样。是的，您有可能通过这种方式找到一个好的会议场所。大约百分之一的机会，更准确地说，因为在没有根据精确标准进行过滤搜索的情况下选择合适的会议地点几乎等于中奖的几率。
　　一个地方要满足作为一个好的会议场所的标准，它需要包含几个重要的特征，其中没有一个是理所当然的。广告场所可能会在其演示文稿中列出部分或全部内容，但强烈建议您单独检查每个细节。本文将重点介绍将场地视为举办会议的合适场所所需的9个功能。

　　容易到达

　　与会者认为以最简单的方式进出会场是最受追捧的功能之一。这是完全可以理解的，因为当今大多数劳动者的生活方式和工作节奏都快。时间可能是最宝贵的资源，没有人喜欢花费时间来尝试克服将他们带到特定场地的复杂路线，或者弄清楚如果他们不小心拐错了弯，如何回到正确的轨道上。

　　因此，一个好的会议场地首先需要具备的就是容易到达。这主要是为了乘汽车到达那里，因为大多数人会乘汽车到达那里。如果场地位于公共交通站附近，这将是另一个优势，因为它将为居住在当地的与会者提供更多选择。自然地，如果场地在谷歌地图或任何其他GPS地图上有特色，这会让事情变得容易得多，因为大多数司机每天都在使用它们。最后，如果附近的街道设有路标，以准确、及时的方式指导接近的游客如何从那里到达会场，那么一切都将被完全覆盖。

　　事件

　　停车处

　　如果您需要花半小时寻找停车位，您以最简单的方式到达场地的事实很快就会被忘记。如果您必须从您离开汽车的地点再步行半小时到会场本身，则情况会更容易。最后，如果您必须每隔一两个小时看一次手表以延长停车时间，则整个活动很容易陷入某种灾难。当你在会议结束后走回你的车，发现它被损坏甚至丢失时，肯定会变成这样，没有人告诉你它何时发生、如何发生以及向谁要求赔偿。

　　这自然是最坏的情况，但它清楚地说明了安全和方便停车的重要性。因此，场地需要有自己的私人停车场，一个受监管且足够大的空间，其容量足以容纳所有客人的汽车。这将使他们能够轻松地进入会场并完全专注于会议本身，知道他们的汽车在安全且受监控的地方。

　　技术支援

　　无论将在所选地点举行何种类型的会议，都需要一些特定的技术辅助工具。这可能包括简单的事情，例如足够数量的电源插座，以及需要经过培训的专业人员才能操作的要求更高的东西。

　　例如，如果有公共演讲者，而参加者的数量如此之多，以至于没有麦克风就无法听到他们的声音，那么每个人都需要一个PA系统才能听到演讲者的声音。如果该场地被宣传为适合此类活动的场所，则应设置此类系统并准备好使用。此外，如果会议包括某种视频演示，则投影仪的出现以及适当的视频墙或投影屏幕的出现将使一个好的会议场所与普通的会议场所分隔开。

　　很多时候，这些事情被认为是理所当然的，人们一旦到达会场并发现租约中不包括技术支持，就会陷入困境。如果您曾经遇到过这种情况，您一定会永远记得在最后一刻寻找设备是多么忙碌和紧张。

　　技术支援

　　职员

　　如果在那里工作的人未经培训、没有兴趣提供足够的服务或根本无法胜任工作，那么拥有最佳位置、可用设备和时尚舒适的空间和布局的场地有什么好处？如果整体服务不足，到目前为止，这里招募的一切都将达不到要求。从与场地经理的初次接触到最后一位与会者离开场地，一切都需要井然有序，才能顺利进行。

　　这适用于每一位员工。这一切都始于需要了解每个员工部门能力的经理；停车人员需要随时了解进入或离开停车位的每辆车以及可用车位的数量，服务员和餐饮供应商应注意观察并迅速做出反应。最后，所有可能使用的附加技术辅助工具都需要由能够迅速解决任何潜在问题的专业个人或团队进行设置和操作。

　　空间和布局

　　会议有各种规模，每个会议都有一些需要满足的特定要求。一个好的会议场所拥有各种容量的房间，其布局可以适应用户的特定需求。它应该设有更大和更小的房间，工作人员能够满足用户的需求，并建议他们哪些可用房间最适合预计参加会议的人数。一间太小而无法容纳每个人的会议室给人的印象与半满的会议室同样糟糕。

　　当谈到房间的布局时，会议场地肯定会有与董事会会议不同的环境和座位安排。但是，如果布局灵活且可定制，则房间可以轻松改变其原始用途并满足每种会议类型的特定要求。

　　此外，通常会忽略主会议室外的空间，但它们对于活动的成功也同样重要。这是代表们在更轻松的气氛中相互会面的地方，在那里建立的联系对会议的最终结果有很大的影响。一个好的会议场所也认识到这些空间的重要性。

　　会议空间

　　住宿

　　如果会议持续一天以上，或者如果单日会议时间紧迫，很有可能无法及时结束，与会者将不得不在镇上的​​某个地方过夜。当然，住宿地点离场地越近越好，提供现场住宿的场地将是一个完美的选择。亚军将前往位于合适酒店附近的场地。在这两种情况下，容易获得的住宿对于会议场所来说总是一个加分项，并且在大多数情况下都是特色。

　　此外，当会议持续几个小时以上时，更不用说几天了，餐饮成为每个好场地的重要特征。这些可能包括坐下用餐或自助式餐点。无论如何，如果它们在场地内组织起来总是更方便。这样一来，会议之间几乎不会浪费时间，因为人们将有更多时间放松并更好地了解彼此，这总是会带来更成功的会议结果。最后，提供的更多餐食和饮料将为场地提供更多的价值。

　　演示和氛围

　　选择会议地点的过程复杂且需要时间。在绝大多数情况下，人们在寻找合适的下一次会议地点时，首先会查看可用的在线数据。然后，如果对他们在网上看到的内容感到满意，他们会询问他们的家人、朋友和同事在特定场所的任何个人体验。最后，那些一丝不苟和专业的人将进行个人访问，以确保他们从以前的用户那里听到的或在网上看到的一切仍然有效。

　　在实践中意味着场地需要有一个有影响力、详细和描述性的网站，以及在社交网络和媒体上的引人入胜的存在。其中包括休闲类，如Facebook和Instagram，以及主要面向专业人士的类，如LinkedIn。此外，场地的气氛需要在专业和权威的同时热情友好。从潜在客户初次拜访的那一刻到实际会议的最后一刻，他们需要感受到一种将两种感觉完美结合的氛围。他们需要有宾至如归的感觉，和平和温暖，同时在专业人士手中是安全的，他们知道如果出现任何问题，有人会以专家和及时的方式处理它。

　　沟通

　　成功的会议都是关于沟通的。而且，在实际发生日期之前、期间和之后所涉及的所有事情也是如此。一个在会议场所市场上具有竞争力的场所需要与其潜在和实际用户进行几乎完美的沟通。这适用于与客户的口头交流，以及与媒体演示、电子邮件通信和社交媒体互动相关的所有非语言交流。

　　这些信息需要以准确和清晰的方式传达，始终保持开放和热情。所有的答案和潜在的困境都需要及时得到解决。客户需要从头到尾信任场地工作人员以及场地宣传的每一个可能的细节，无论他们乍一看看起来多么重要。例如，包含的物品清单提到了牙签，即使目前只提供蛋糕和水，它们也需要可用。

　　沟通

　　附近的附加功能

　　在会议期间定期休息是必要的，以保持富有成效的氛围并加强决策过程。人们根据他们的亲和力以不同的方式使用这些休息时间。有些人喜欢参加某种体育活动，例如短途步行或打篮球，而有些人则喜欢吃点零食或利用休息时间抽烟喝酒。最后，有些人喜欢利用空闲时间通过打台球或飞镖游戏与其他与会者互动，也有些人喜欢利用空闲时间自己阅读一本书。

　　为这些活动提供设施是良好会议场所的另一个特点。带一些飞镖机的台球室、适合喜欢在休息时间与人群分开的人的僻静房间以及场地外的漂亮步行区清楚地表明业主已经认真对待附加功能的重要性，并且肯定不会被潜在客户忽视。再加上这里提到的所有其他内容，这些附加功能很容易成为让他们在竞争中占据优势的东西。